SOP (Standard Operating Procedure) Perpustakaan Kota Mataram
1. Tujuan SOP ini bertujuan untuk memastikan layanan di Perpustakaan Kota Mataram berjalan dengan efisien, efektif, dan sesuai dengan standar pelayanan yang telah ditetapkan, memberikan kenyamanan kepada pengunjung, serta mendukung pengembangan literasi masyarakat.
2. Ruang Lingkup SOP ini berlaku untuk seluruh kegiatan operasional di Perpustakaan Kota Mataram, termasuk layanan peminjaman buku, layanan digital, seminar, pelatihan, dan kegiatan lainnya.
3. Prosedur Pendaftaran Anggota
- Langkah 1: Pendaftaran
- Pengunjung yang ingin menjadi anggota harus mengisi formulir pendaftaran dengan informasi yang valid (nama, alamat, nomor telepon, dan kartu identitas).
- Petugas akan memverifikasi data yang diberikan dan memberikan kartu anggota setelah data tercatat dalam sistem.
- Langkah 2: Pemberian Kartu Anggota
- Kartu anggota diberikan kepada pengunjung sebagai identifikasi saat meminjam buku atau menggunakan fasilitas lainnya di perpustakaan.
4. Prosedur Peminjaman Buku
- Langkah 1: Pemilihan Buku
- Pengunjung memilih buku yang ingin dipinjam dengan mencari melalui katalog fisik atau digital yang tersedia di perpustakaan.
- Langkah 2: Peminjaman Buku
- Buku yang dipilih dibawa ke meja layanan peminjaman.
- Petugas akan mencatat buku yang dipinjam dalam sistem dan memberikan informasi mengenai tanggal pengembalian.
- Langkah 3: Pengembalian Buku
- Pengunjung mengembalikan buku yang telah dipinjam sesuai dengan tanggal yang telah ditentukan.
- Petugas akan memeriksa kondisi buku dan mencatat pengembalian dalam sistem.
5. Prosedur Layanan Komputer dan Akses Internet
- Langkah 1: Pendaftaran Pengguna
- Pengunjung yang ingin menggunakan fasilitas komputer atau akses internet harus mendaftar di meja layanan dengan menunjukkan kartu anggota.
- Langkah 2: Penggunaan Komputer
- Pengunjung dapat menggunakan komputer untuk mencari informasi, membaca e-book, atau melakukan tugas lainnya sesuai dengan kebijakan perpustakaan.
- Langkah 3: Pengembalian Fasilitas
- Pengunjung harus mengakhiri penggunaan komputer setelah waktu yang ditentukan dan memastikan perangkat dalam keadaan baik.
6. Prosedur Pelatihan dan Seminar
- Langkah 1: Pengajuan Acara
- Pihak yang ingin mengadakan pelatihan atau seminar harus mengajukan permohonan minimal 1 minggu sebelum acara dimulai.
- Permohonan harus mencakup rincian acara, jumlah peserta, dan kebutuhan fasilitas.
- Langkah 2: Persiapan Acara
- Petugas akan mempersiapkan ruang seminar dan fasilitas pendukung lainnya (proyektor, mikrofon, dll).
- Langkah 3: Pelaksanaan Acara
- Acara dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang telah disepakati.
- Petugas akan memastikan kelancaran acara dan memberikan bantuan teknis bila diperlukan.
7. Penanganan Keluhan Pengunjung
- Langkah 1: Penerimaan Keluhan
- Keluhan dapat disampaikan melalui kotak saran atau langsung kepada petugas.
- Petugas harus mencatat keluhan dengan jelas dan memberikan respons yang sopan.
- Langkah 2: Penyelesaian Keluhan
- Petugas berusaha menyelesaikan keluhan secepat mungkin sesuai dengan kebijakan perpustakaan.
- Jika keluhan memerlukan perhatian lebih lanjut, akan diteruskan kepada pihak yang lebih berwenang.
8. Penutupan Perpustakaan
- Langkah 1: Persiapan Penutupan
- Petugas memastikan semua pengunjung telah meninggalkan ruang perpustakaan sebelum waktu penutupan.
- Langkah 2: Pemeriksaan Ruang
- Petugas melakukan pemeriksaan untuk memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan ruang perpustakaan terkunci.
9. Evaluasi dan Peningkatan Layanan
- Petugas melakukan evaluasi berkala terhadap layanan yang diberikan dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.
- Feedback dari pengunjung, baik melalui kotak saran atau survei, akan digunakan untuk meningkatkan kualitas pelayanan di masa depan.
10. Penutupan SOP ini harus dipatuhi oleh seluruh staf Perpustakaan Kota Mataram untuk memastikan bahwa setiap layanan yang diberikan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, serta memastikan kenyamanan dan kepuasan pengunjung. Evaluasi rutin akan dilakukan untuk meningkatkan kualitas layanan perpustakaan.